Задачи и функции электронного документооборота
Вы узнаете:
- Основные функции электронного документооборота
- Цели и задачи системы электронного документооборота
- Повышение эффективности коммуникации с контрагентами
- Заключение
Основные функции электронного документооборота
Функции ЭДО предназначены для упрощения работы с документами. Поэтому большинство операторов электронного документооборота предлагает клиентам следующие возможности:
- Создание, согласование, подписание, скачивание и аннулирование документов.
- Распределение входящих документов.
- Сохранение истории взаимодействия с документом от создания до подписания.
- Отправка приглашения контрагенту и ответ на приглашение.
- Настройка уведомлений о выбранных действиях или статусах.
- Импорт и экспорт данных.
- Внедрение функциональности ЭДО в собственную учетную систему.
- Проверка сроков действия квалифицированной электронной подписи (КЭП) в момент подписания.
- Разграничение доступа к информации по категориям сотрудников.
Цели и задачи системы электронного документооборота
Цели и задачи электронного документооборота связаны с оптимизацией бизнес-процессов:
- Снижение расходов. ЭДО не требует затрат на печать, бумагу, курьерские услуги. Использование ЭДО повышает скорость обработки документов, что тоже способствует экономии.
- Ускорение работы. Электронный документ легко создать, подписать, отправить. Это делается онлайн в веб-версии или в вашей учетной системе. По желанию пользователи настраивают шаблоны, маршруты согласования, трехстороннее подписание и другие опции ЭДО.
- Упрощение процессов. Легко отследить путь файла, проанализировать, на каком этапе обмена происходят задержки, а после внести корректировки во внутреннее или внешнее взаимодействие.
- Сохранение информации. Файлы хранятся в защищенном облачном сервисе, для них обязательно производится резервное копирование.
- Облегчение хранения и поиска. Нет необходимости арендовать помещение под архив, проводить инвентаризацию, искать вручную бумажные носители при запросе ФНС.
Другие задачи систем электронного документооборота
| Обеспечить легитимный обмен | Уменьшить количество бумаги | Упростить интеграцию во внутренние процессы | Ускорить работу бухгалтерии |
|---|---|---|---|
| Электронные документы обладают той же юридической силой, что и бумажные | Электронные документы не требуется дублировать на бумажном носителе | Можно работать в своей учетной системе | С ЭДО подготовка бухгалтерской отчетности происходит быстрее |
Рассмотрим подробнее основные задачи системы электронного документооборота.
Создание общей информационной среды
Одна из проблем бумажного обмена — непрозрачность процессов, которая возникает из-за влияния человеческого фактора: сотрудник может забыть о статусе документа, бумаги теряются при пересылке.
Иная ситуация с ЭДО. Документы от контрагента в системе электронного документооборота приходят мгновенно — не нужно ожидать почтовую службу или курьера. Статус движения сохраняется. В сервисе пользователю доступна история согласования и подписания, он знает, когда контрагент получил файл.
ЭДО выполняет функции единой информационной среды, что помогает обозначить ответственных, внедрить регламент работы, который просто контролировать и корректировать в случае необходимости. Сервис ЭДО легко встроить во внутреннюю информационную систему. Это упростит обучение, позволит оптимизировать бизнес-процессы, связанные с документооборотом.
Оптимизация работы
Задача электронного документооборота — уменьшить количество рутинных операций. Сотрудники освобождаются от больших объемов бумажной работы: печать, ручное подписание, сканирование, упаковка в конверты с ЭДО не нужны. Подписать документ можно онлайн даже без доступа к рабочему месту. Уменьшается количество ошибок, так как большинство рутинных действий ускоряются или совершается автоматически. Например, можно настроить маршрут движения документа от согласователей до подписантов, чтобы ускорить его перемещение.
С переходом на ЭДО компания оптимизирует издержки, что в перспективе улучшает экономические показатели.
Сохранность информации
Оператор, предоставляющий услуги документооборота, гарантирует безопасный и легальный обмен с контрагентами за счет достаточных технических и правовых возможностей. Это подтверждают лицензии ФСБ России и Роскомнадзора. Перечень одобренных операторов ЭДО указан на сайте ФНС. СКБ Контур входит в этот реестр.
Системы ЭДО обеспечивают сохранность информации в разных аспектах:
- Во время передачи файлов исключено вмешательство извне, так как процесс защищен шифрованием.
- Можно разграничить доступ сотрудников к тем или иным файлам в соответствии с внутренними требованиями безопасности.
- Документы защищены от потери и повреждения с помощью резервных копий, которые хранятся на нескольких серверах.
Повышение эффективности коммуникации с контрагентами
Электронный документооборот решает важную задачу: улучшает взаимодействие организации с контрагентами. Оперативное подписание и передача отчетных документов помогают установить результативные отношения с партнерами. Особенно это удобно предприятиям с большим количеством контрагентов. В базе ЭДО сохраняется история взаимодействия, что поможет избежать недопониманий, восстановить ход событий.
ЭДО снижает вероятность возникновения ошибок, например Диадок проверяет срок действия сертификата квалифицированной электронной подписи и соответствие документов утвержденному ФНС формату. Число корректировок уменьшается, благодаря чему партнеры становятся лояльнее.
Заключение
Основные функции систем электронного документооборота предназначены для упрощения работы компании и оптимизации бизнес-процессов. Помимо преимущества в виде экономии средств, организация получает ряд других плюсов: высокая скорость работы, лояльность коллег и партнеров, а также гарантии конфиденциальности передаваемой информации и надежное хранение документов.