Как работать со складским учётом Bitrix24
Складской учет – это новый инструмент Битрикс24, с помощью которого можно управлять товаром на складах, вести учет поступлений, реализаций, перемещений и списаний товара.
Представим, что вы владелец небольшой компании, которая ведет учет товаров вручную в блокноте или записывает всё в Excel.
Это рискованно для бизнеса, так как:
Сотрудники могут не учесть товар.
Отразить неактуальную информацию.
Сложно планировать и управлять товаром.
В итоге вы не будете знать точное количество товара, что приведет к проблемам с его реализацией.
Начните вести складской учет в Битрикс24 и все поступления, списания и перемещения будут зафиксированы документально и отображены в системе. Сотрудники в режиме онлайн будут вносить данные, а вы сможете контролировать ваш бизнес. В итоге станет меньше недостач, излишков и краж, а также ошибок во время продаж и оформления заказов.
Как включить Складской учет в Битрикс24
Включить складской учет можно в CRM или Магазине, для этого достаточно перейти в соответствующую вкладку.
Далее у вас появится окно с предложением включить складской учет или перенести данные из других систем.
Также вы можете включить складской учет в настройках раздела.
Если вы уже работаете с товарами в Битрикс24, то для включения складского учета необходимо будет обнулить текущие товарные остатки.
Обнуление остатков на складе
Если вы работаете с товарами и уже вели количественный учет в Битрикс24, то при включении складского учета система проверит наличие товарных остатков и предложит их обнулить. Сброс остатков перед включением нужен для того, чтобы складской учет заработал корректно и не было никаких расхождений в цифрах.Это значит, что все текущие товарные остатки будут равны 0, но сами товары останутся.
После того как товарные остатки будут сброшены, вы можете начать работать в складском учете. Указать актуальные остатки можно с помощью документа оприходования.
Как создать товар
Для создания нового товара переходите в CRM > Товары > Создать товар.
В открывшейся форме впишите общую информацию о товаре.
Разместите картинку товара и укажите: цену, количество и единицы измерения.
В разделе характеристики укажите параметры товара. Например, закрепите товар за разделом. Один товар может быть одновременно в нескольких разделах - для этого выберите нужные из списка.
Чтобы создать новый раздел, во вкладке CRM >Товары нажмите на кнопку и выберите параметр Добавить раздел.
Как добавить характеристики товара
Чтобы добавить подробные характеристики товара, создайте поле. Для этого нажмите кнопку Создать поле и выберите нужный формат данных.
Впишите название поля и кликните кнопку сохранить.
Когда все настройки будут сделаны, нажмите кнопку сохранить.
После сохранения, товар появится в вашем каталоге.
Как настроить разделы в карточке товара
Во время работы с товаром вы можете настроить разделы с информацией о товаре.
Чтобы создать новый блок с характеристиками товара, нажмите кнопку Создать раздел.
Укажите название для нового раздела и добавьте поля с помощью кнопок Выбрать поле и Создать поле.
Также вы можете перемещать блоки внутри карточки, для этого перетяните блок в нужный участок карточки.
С помощью кнопки Мой вид карточки вы можете вернуть прежние настройки или установить общий вид карточки для всех сотрудников.
Оприходование товаров
Для создания документа оприходования откройте вкладку Приход и нажмите кнопку Добавить.
В открывшемся окне выберите тип документа Оприходование.
Затем откройте вкладку Товары, здесь вы можете добавить информацию о вашем товаре.
Нажмите кнопку Добавить строку, чтобы учесть разные товары.
После этого выберите товары из каталога или создайте новые.
Приход товаров
Для создания документа прихода откройте вкладку Приход и нажмите кнопку Добавить.
Затем заполните поля:
- Название – здесь вы можете вписать название документа прихода.
- Номер документа основания – укажите номер документа, по которому совершается поставка товаров.
- Дата документа основания – можно указать дату, когда был создан документ.
- Документ – добавьте фотографию или PDF файл c документом.
- Дата заказа товара – укажите когда был заказан товар у поставщика.
- Дата получения груза – добавьте дату, когда товар фактически был принят на склад.
Поля Поставщик и Ответственный обязательные. Их нужно заполнить, чтобы понимать, от кого поступил товар и кто из сотрудников отвечает за поставку.
- Поставщик – добавьте поставщика от которого вы получаете товар.
Чтобы добавить нового поставщика впишите его название и нажмите кнопку Создать поставщика.
- Ответственный – выберите из списка сотрудника ответственного за поставку.
Затем откройте вкладку Товары. Добавьте товар, укажите цену, количество и склад, на который он поступит.
После этого сохраните документ, он появится в списке в статусе черновика.
Когда ответственный за поставку примет товар на складе, проведите документ, чтобы обновить товарные остатки.
Реализация товаров
Для создания документа реализации откройте раздел Реализация и нажмите кнопку Добавить.
Добавьте информацию о клиенте и выберите ответственного за реализацию менеджера.
Затем откройте вкладку Товары: добавьте товар, укажите склад, количество и цену продажи.
После этого вы можете Сохранить документ как черновик или Сохранить и провести, чтобы сразу учесть продажу.
Когда вы проведете документ, количество доступного на складе товара уменьшится.
Чтобы проверить остаток, откройте документ реализации и перейдите в Товары > карточка товара.
Перемещение товаров
Для создания документа откройте раздел Перемещение и нажмите кнопку Добавить.
Во вкладке Товары: добавьте товар, укажите количество и выберите, откуда и куда будет перемещен товар.
Затем нажмите Сохранить, чтобы документ перешел в статус черновика.
Когда товар фактически будет перемещен на другой склад, проведите документ.
Проверьте, что товар был правильно учтен. Для этого откройте документ перемещения и перейдите в Товары > карточка товара.
В карточке товара откройте вкладку Остатки, чтобы увидеть подробную информацию о товарных остатках.
